1. ಸೇವಾ ಪುಸ್ತಕಗಳು

2. ವಾರ್ಷಿಕ ಕಾರ್ಯ ನಿರ್ವಹಣಾ ವರದಿಗಳು

3. ಆಸ್ತಿ ಮತ್ತು ಹೊಣೆಗಾರಿಕೆ ತಖ್ತೆಗಳು

4. ಸೇವಾ ವಿಷಯಗಳಿಗೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿದಂತೆ ಸರಕಾರಿ ಆದೇಶಗಳು

5. ಗುತ್ತಿಗೆ ಒಡಂಬಡಿಕೆಗಳು

ಅಕಾಡೆಮಿಯ ಎಲ್ಲಾ ಜಮಾ ಖರ್ಚುಗಳನ್ನು ಒಂದೇ ರಿಜಿಸ್ಟ್ರರ್‍ನಲ್ಲಿ ಮಾಸಿಕ ನೆಲೆಯಲ್ಲಿ ದಾಖಲಿಸುವ ಕಾರಣ ಕಡತಗಳನ್ನು ಈ ಕೆಳಗಿನಂತೆ ನಿರ್ವಹಿಸಲಾಗಿದೆ.

6. ಯೋಜನಾ ವಿಭಾಗ - ಯೋಜನಾ ವಿಭಾಗದ ಕಾರ್ಯಕ್ರಮಗಳಿಗೆ ಬೇರೆ ಬೇರೆ ಕಡತಗಳನ್ನು ಕಾರ್ಯಕ್ರಮಗಳ ಹೆಸರಿನಲ್ಲಿ ದಾಖಲಿಸಲಾಗಿದೆ.

7. ಯೋಜನೇತರ ವಿಭಾಗ – ಆಡಳಿತಾತ್ಮಕ ಕಾರ್ಯಯೋಜನೆಗಳು

8. ಯೋಜನೇತರ – ಅಧಿಕಾರಿ, ಸಿಬ್ಬಂದಿ ವೇತನ ಇವುಗಳ ದಾಖಲಾತಿ

9. ಹಾಜರಿ ಪುಸ್ತಕ, ನಗದು ಪುಸ್ತಕ, ವೇತನ ಪುಸ್ತಕ, ನಡವಳಿ ಪುಸ್ತಕ, ಸ್ಟ್ಯಾಂಪ್ ರಿಜಿಸ್ಟ್ರಿ ಪುಸ್ತಕ, ಸ್ವೀಕೃತಿ ಹಾಗೂ ರವಾನೆ ಪುಸ್ತಕ, ಖಾಯಾಂ ದಾಸ್ತಾನು ಪುಸ್ತಕ, ಅನುದಾನ ವಹಿ, ಮುಂಗಡ ವಹಿ, ಸಂದರ್ಶಕರ ವಹಿ